Schule aktuell

Pünktlich wie’s Christkind: die Auslieferung der Schulbücher

Hölzel Journal Redaktion - 7. Dezember 2022

Alles paletti: Sabine Hubinger, Leiterin der Auslieferung im Hölzel Verlag, hat wieder gut lachen. Seitdem das Lager umstrukturiert wurde, neue Technologien die Arbeit erleichtern und vier fixe Mitarbeiter eingestellt wurden, gelangen alle Schulbücher pünktlich an die Schulen.

Eine knappe Million an Schulbüchern. 620 Tonnen gestapeltes Wissen. Verpackt und verschickt in 50.000 Paketen und 1.500 Paletten. Diese Mengen bewegt der Hölzel Verlag als Auslieferer von Schulbüchern nicht nur zu Weihnachten, sondern über das gesamte Jahr hinweg. Das Basislager seiner Auslieferung befindet sich in der Jochen-Rindt-Straße im 23. Wiener Gemeindebezirk, wo sich schon der einstige Verlag Ed. Hölzel angesiedelt hatte.

Seit der Fusion mit dem MANZ Verlag Schulbuch ist dieses Lager samt Druckwerk auf das Dreifache angewachsen. Als seit dem Schuljahr 2021/22 auch noch die Bücher eines Fremdverlags ausgeliefert werden, hat sich das Pensum erneut verdoppelt. „Unser Volumen hat sich in den letzten Jahren um das Sechsfache erhöht“, bilanziert Sabine Hubinger, im Hölzel Verlag verantwortlich für die Auslieferung der Schulbücher.

„Unser Volumen hat sich in den letzten Jahren um das Sechsfache erhöht.“

Um dieses Wachstum zu managen, haben sie und ihr Team eine weitere Lagerhalle nebenan erschlossen. Insgesamt verfügt der Hölzel Verlag heute über eine Kapazität von 1.934 Palettenlagerplätzen und 3.692 Fachbodenregalen für kleine Auflagen.

Paketverfolgung und Scanner

Diese neue Dimension benötigte aber nicht nur ihren Raum, sondern auch ihre Zeit. „Mit der Auslieferung des Fremdverlags rollte eine Lawine an Arbeit auf uns zu, die wir so nicht erwartet hatten“, so Hubinger. Die Konsequenz: Vereinzelt sind Schulbücher im vergangenen Schuljahr verspätet an den Schulen gelandet.

Im aktuellen Schuljahr 2022/23 ist es dem Hölzel Verlag aber gelungen, die Auslieferung durch diverse Maßnahmen zu verbessern: Eine neue Paketverfolgung im System informiert die Kundinnen und Kunden, wo sich ihre bestellten Bücher gerade befinden, was auch dem eigenen Personal mehr Zeit abseits des Telefons freispielt. Auch das Lager wurde komplett umstrukturiert, der Fuhrpark vergrößert und die Packstationen ausgeweitet. Außerdem wurde die Anzahl der Arbeitsgeräte verdoppelt und der Einsatz von Scannern soll frühzeitig Fehler beim Verpacken verhindern.

Vier fixe Mitarbeiter im Lager

„Vor vier Jahren hatten wir einen einzigen fixen Mitarbeiter im Lager. Heute beschäftigen wir ganzjährig vier Mitarbeiter/innen und verzichten im Gegensatz zum Vorjahr gänzlich auf Leiharbeiter/innen im Sommer. Das bringt den Vorteil, dass sich die Mitarbeiter/innen besser mit der Ware und dem Unternehmen identifizieren“, erklärt Hubinger.

Ein Fachbodenlager im Hölzel Verlag für kleinere Auflagen.

Ihr Fazit zur adaptierten Logistik: „Was wir umgesetzt haben, hat es wirklich gebracht und unseren Aufwand dezimiert. Die vielen positiven Rückmeldungen belegen, dass unsere Bücher zeitgerecht an die Schulen ausgeliefert werden.“

Schulbuchaktion online

Zum Ablauf der Schulbuchbestellung: Schulen geben bis Ende April jeden Jahres die von ihnen benötigten Bücher in der jeweiligen Stückzahl in der Applikation „Schulbuchaktion online“ ein. Auf Basis dieser Planzahlen erstellen die Schulbuchverlage ihre Druckauflagen. „Da manche Schulen ihre Daten erst im Sommer liefern, braucht es viel Erfahrung, um die richtige Druckauflage zu bestimmen“, sagt Hubinger. Im Rahmen der „Schulbuchaktion online“ bestellen Schulen über diese Applikation direkt bei den Schulbuchhändlern und -händlerinnen, die wiederum bei den Verlagen die Exemplare und Mengen der Bücher ordern.

Heute gelangen die Bestelldaten über eine Datenbank automatisch in die hauseigenen Applikationen der Verlage. Seitdem beinahe jedes Schulbuch über digi4school als Online-Version erhältlich ist, können Bestellungen auch nur mehr über die „Schulbuchaktion online“ erfasst werden.

Nachdem die Schulbuchhändler die Bücher von den Verlagen erhalten, verteilen sie die Druckwerke meist gesammelt an die einzelnen Schulen. Erst wenn die Schulen den Erhalt über die Applikation bestätigen, veranlasst das Bildungsministerium die Bezahlung an die Schulbuchhändler/innen.

Ein knappes Prozent E-Book Solo

Hubinger bestätigt den Trend zum digitalen Schulbuch, sieht die Print-Variante jedoch nicht gefährdet – auch wenn im Rahmen der Schulbuchaktion heuer erstmals rein digitale Schulbücher bestellt werden. „Noch bemerken wir nicht, dass weniger Print-Schulbücher bestellt werden. Nicht einmal ein Prozent der Schulen haben sich bei uns ausschließlich für E-Books entschieden.“ Doch wie sich das E-Book vom PDF zum animierten E-Book+ weiterentwickelt, wird sich auch das System der Schulbuch-Auslieferung künftig weiterentwickeln, ist Hubinger überzeugt.

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