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WissenPlus: Wenn einer eine Dienstreise tut

Unternehmensrechnung/Rechnungswesen: Die Abrechnung und Verbuchung von Reisekosten ist steuerlich mitunter eine Herausforderung. In unserem Fachbeitrag erfahren Sie, wie die Aufgabe gelingt.

Von Mag. Ingrid Dobrovits - 18. April 2018

Manchmal kommt es vor, dass ein Dienstnehmer im Auftrag des Dienstgebers auf Reisen geht. Dem Dienstnehmer werden dann meist die damit verbundenen Mehrkosten vom Dienstgeber ersetzt. Auch dem Gesetzgeber ist bewusst, dass bei einer Dienstreise dem Reisenden in der Regel Mehrkosten entstehen. Deshalb bleiben diese unter bestimmten Bedingungen steuerfrei.

Während „Reise“ umgangssprachlich häufig mit „Urlaub“ gleichzusetzen wird, trifft dies auf eine Reise im steuerlichen Kontext nicht zu.

Steuerfreier Kostenersatz

Eine Reise im steuerlichen Sinn ist genau definiert und muss bestimmte Kriterien erfüllen, um als „Dienstreise“ in die Bücher Eingang zu finden. Warum ist das wichtig? Liegt eine Reise im steuerlichen Sinn vor, so können Kostenersätze des Dienstgebers an den Dienstnehmer in einem bestimmten Rahmen steuerfrei ausbezahlt werden.

Für den Dienstnehmer selbst ist es vor allem wichtig zu wissen, welche Kosten der Dienstreise vom Arbeitgeber rückerstattet werden. Da der Dienstgeber in der Regel jene Kosten für den Dienstnehmer übernimmt, die steuerlich anerkannt sind, wird in diesem Beitrag ausschließlich die steuerliche Situation besprochen.

Ausschließlich Inlandsreisen

Es wird also immer davon ausgegangen, dass der Dienstgeber genau diesen Betrag an den Dienstnehmer ausbezahlt, es also keine abweichenden Regelungen laut Kollektiv- bzw. Dienstvertrag gibt. Außerdem verlassen wir in diesem Beitrag auch nicht die Republik Österreich, wir befassen uns also ausschließlich mit reinen Inlands-Dienstreisen.

Didaktische Tipps und Hinweise

Die Abrechnung der Reisekosten wird ausschließlich aus Sicht des Dienstnehmers behandelt. Die Verbuchungen des Dienstgebers werden in diesem Beitrag nicht behandelt. Da aber erfahrungsgemäß die Abrechnung die größere Hürde darstellt, sollte die Verbuchung für die Schüler nach Bearbeitung dieses Beitrags sowie einer Einführung in die VSt keine unüberwindbare Herausforderung mehr darstellen.

Bitte beachten Sie, dass es zu den Reisekosten-Abrechnungen zahlreiche Ausnahmen gibt, die hier allesamt nicht berücksichtigt werden, bei der Erstellung eigener Beispiele aber durchaus herausfordernd sein können und zu berücksichtigen sind.