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WissenPlus: Wie Sie virtuelle Meetings perfekt organisieren

Dr. Nora Cechovsky - 17. Juni 2020

Virtuelle Meetings: Die Arbeit im Homeoffice ist mittlerweile in vielen Unternehmen und für viele Mitarbeiter/innen zum Alltag geworden. Frau Maria Maxinger ist Inhaberin einer kleinen Online-Marketingagentur, die sich auf die Umsetzung von Webshops spezialisiert hat.

Sie versucht wegen COVID-19, den direkten Kontakt mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie mit ihren Kundinnen und Kunden soweit wie möglich einzuschränken. Im Arbeitsalltag der Marketingagentur hat sich durch das Homeoffice bei der regulären Arbeit dadurch nicht viel verändert.

Außer bei der Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen.  Hier ist jetzt doch einiges anders. Früher wurden Besprechungen im Büro abgehalten oder Frau Maxinger konnte beim Mittagessen oder bei einem Kaffee schnell etwas mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern abklären. Jetzt finden alle Besprechungen der Werbeagentur über Microsoft Teams statt. Das hat Vor-, aber auch Nachteile. Frau Maxinger denkt sich bei virtuellen Meetings oft:

• Ist das nicht irgendwie unpersönlich, wenn man so von Computer zu Computer miteinander spricht?
• Ist das, was ich sagen wollte, auch wirklich so bei den anderen angekommen?

Die Gedanken von Frau Maxinger spiegeln einige der Herausforderungen von virtuellen Meetings wider.

Auszug aus dem Beitrag

Was unterscheidet nun ein virtuelles Meeting von einem Face-to-Face-Meeting? Eine Herausforderung von virtuellen Meetings ist laut Blanchard und McBride (2020, S. 80) die Schwierigkeit, nonverbale Signale wahrzunehmen und zu interpretieren. Hat man die Kamera an, hat man zwar einen Ausschnitt der anderen Personen vor sich, jedoch kann man die Körpersprache und Mimik nicht so gut sehen. Dies führt zu Missverständnissen.

Ein weiteres Problem stellt das sogenannte elektronische Multitasking dar. Williams (2020, S. iii) hat herausgefunden, dass wenn sich Personen während des Meetings mit anderen Dingen am Computer beschäftigen, die Besprechung als weniger produktiv wahrgenommen wird. Man ist bei virtuellen Meetings also viel leichter abgelenkt.

Bei einem Meeting perfekt vorbereitet sein

Was soll bei der Vorbereitung von virtuellen Meetings beachtet werden?

Die Vorbereitung von Meetings ist der Schlüssel zum Erfolg. Dies gilt für Face-to-Face-Meetings als auch für virtuelle Meetings.

Bei virtuellen Meetings ist man dazu verleitet, viele Personen einzuladen, denn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zu Hause. Man denkt sich vielleicht: Werden Dinge besprochen, die für eine Teilnehmerin/einen Teilnehmer nicht so relevant sind, können diese doch auch etwas anderes nebenbei machen. Das gilt es jedoch zu vermeiden!

Auch bei virtuellen Meetings muss man sorgfältig abwägen, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist oder es ausreicht, die Informationen per E-Mail zu verschicken. Geht man bei der Auswahl der Personen, die man zu einem Meeting einlädt, sorgfältig vor und sind alle wirklich von den Inhalten betroffen, beugt man dem oben beschriebenen Multitasking vor.

Technische Probleme kommen leider sehr oft vor. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass man sich selbst mit den verwendeten Programmen sehr gut auskennt. Außerdem soll man auch die technische Kompetenz der Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Besprechung berücksichtigen.

Darüber hinaus ist es bei allen Meetings, egal ob virtuell oder im Büro, wichtig, ein klares Ziel zu definieren. Was soll im Meeting erreicht werden? Das Ziel eines Meetings wird möglichst konkret formuliert und ist messbar. Am besten, man stellt sich das Ergebnis vor und beschreibt das in einem Satz. Dieses Ziel steht auch schon in der Einladung und wird auch während des virtuellen Meetings schriftlich festgehalten. Alle sollen immer wissen, was am Ende erreicht werden soll.

Des Weiteren finden Sie wertvolle Tipps:

• was bei der Durchführung von virtuellen Meetings beachtet werden soll,
• welche Tools bei der Durchführung von Meetings optimal unterstützen und
• wie man ein virtuelles Meeting am besten nachbereitet.

Gesamter Beitrag für den Unterricht

Den gesamten Beitrag zum Download inklusive Übungs- und Lösungsdateien finden Sie als angemeldete Lehrperson im Online-Lehrerzimmer unter WissenPlus.

Aufgaben-Code für Ihren MEHR!-Kurs

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Die Aufgabe zu „Virtuellen Meetings“ nach dem Import in einen MEHR!-Kurs (Ansicht für Lehrer/innen)

Dazu müssen Sie als angemeldete Lehrperson

1. im MEHR!-Lernraum einen MEHR!-Kurs anlegen (Sie erhalten automatisch einen MEHR!-Kurs Code für das Einladen der Schüler/innen),
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Angemeldete Schüler/innen müssen dann nur noch mit dem MEHR!-Kurs Code Ihrem MEHR!-Kurs beitreten. Dann können sie die Aufgabe online bearbeiten.

Als Lehrperson können Sie einen Abgabetermin festlegen und die abgegebenen Aufgaben online bewerten.

Übrigens: Wie Sie Aufgaben in MEHR!-Kurse importieren, erfahren Sie auch hier.

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Ein Beitrag aus der Was jetzt-Redaktion.