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WissenPlus: Business Intelligence Tools effizient einsetzen

Wirtschaftsinformatik und Angewandtes Informationsmanagement: Business Intelligence, auch als BI bezeichnet, ist ein Prozess, in dem Daten eines Unternehmens analysiert werden. Wir zeigen, was es damit auf sich hat.

Von Mag. Rainer Baier und Mag. Astrid Zöchling - 18. September 2019

Business Intelligence, oft auch nur als BI bezeichnet, ist ein Prozess, in dem Daten eines Unternehmens analysiert werden, um das Management bei Entscheidungen zu unterstützen. Es werden Geschäftsprozesse beobachtet und idealerweise optimiert. Die zentralen Fragen für die Datenanalyse sind:

Was ist passiert? (Historische Betrachtung)
Warum ist eine bestimmte Entwicklung passiert? (Ursachenforschung)
Was wird als Nächstes passieren? (Trendanalyse)

Business Intelligence Tools können in unterschiedlichen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt werden. So gibt es typischerweise Fragestellungen aus den Bereichen Controlling, Vertrieb, Marketing, Logistik, Produktion oder Risiko-Management (vgl. www.it-schulungen.com).

Business Intelligence Tools gibt es auch als Anwendung fürs Smartphone. Foto: Shutterstock

Business Intelligence Tools unterstützen ihre Anwender dabei, Daten aussagekräftig zu visualisieren, filtern und mittels Drill-Up- und Down-Funktionalität Daten in unterschiedlichen Schnitten und Detailgraden in Echtzeit zu beleuchten. Oft werden die Daten in Form von Dashboards zu bestimmten Themen, beispielsweise eines Marketing-Dashboards zusammengefügt.

Microsoft Power BI als Business Intelligence Tool

Power BI Desktop ermöglicht eine Verbindung mit unterschiedlichen Datenquellen, die darin enthaltenen Daten zu transformieren und in der Folge zu visualisieren. Power BI unterstützt die Kombination der unterschiedlichen Datenquellen in ein Datenmodell.

Mit einem solchen Datenmodell können Visualisierungen und Dashboards, die thematisch gruppierte Sammlungen an Visualisierungen darstellen, erzeugt werden. Diese Dashboards können für andere Anwender, beispielsweise innerhalb eines Unternehmens, als Bericht freigegeben werden.

Die Hauptanwendungsgebiete für Power BI sind:

Erstellen von Visualisierungen, wie Diagrammen oder Graphen zu bestimmten (betriebswirtschaftlichen) Fragestellungen
Kombinieren von unterschiedlichen Datenquellen zu einer gemeinsamen Datenbasis
Transformieren und Bereinigen von Daten zum Erstellen eines Datenmodells
Erstellen von Berichten und Dashboards auf einer oder mehreren Berichtsseiten
Freigeben und Verteilen von Berichten für andere Personen

Access vs. Power BI

Access ist der Vorzug zu geben, wenn es nur um Erfassung, Verwaltung oder Abfrage von Daten geht. Zeitreihen, Trendanalysen, komplexe Zusammenhänge, die sich besser grafisch aufbereitet erklären lassen, werden in Power BI visualisiert. Wenn Daten mehrerer Datenquellen kombiniert werden sollen, ist Power BI besser geeignet.

Zentrale Begriffe in Power BI

Die Kombination aus Daten für ein Dashboard nennt man Dataset. Berichte sind Sammlungen von Visualisierungen, die auf einer oder mehreren Seiten angezeigt werden. Darin enthalten sind unterschiedliche miteinander verknüpfte Elemente bzw. Visualisierungen von Daten, wie Grafiken, Tabellen, Werte oder Kartogramme.